আপনাদের এমন কখনও কি হয়েছে, বেশ কয়েকটি চিঠি লিখে চিঠি খামে ঢুকাতে যেয়ে ভুল ঠিকানায় ভুল চিঠিটি পাঠিয়েছেন৷ ছেলেবেলায় একবার বাবাকে চিঠি লিখে তা খালুর ঠিকানায় পাঠিয়ে মারাত্মক বিব্রতকর অবস্থার মুখোমুখি হতে হয়েছিল৷ যদিও তেমন আহামরি বিপদ হয়নি, কিন্তু কল্পনা করুন তো একবার, যদি ভুলে আপনি প্রেমিকাকে লিখা চিঠি পাঠিয়ে দিন আপনার বাবার ঠিকানায়৷ তাহলে তা শুধু বিব্রত হওয়াই হত না, আরো অনেক কিছুই কপালে হয়তো থাকতো৷

কিন্তু আমাদের বর্তমান যুগে সেই চিঠি এর পাশাপাশি ইমেইল এসেছে৷ আর ইমেইল এর ক্ষেত্রেও এমন ভুলটি কিন্তু হতে পারে৷ আর সেইরকম একটা ঘটনা ঘটে গেল আমার এক বন্ধুর ইমেইলে৷ সে মেইলগ্রুপে(যেখানে অনেকজন একটি লিস্টে অন্তর্ভুক্ত থাকে) ইমেইল পাঠিয়ে এইরকম বিব্রত অবস্থায় পড়েছিল৷ সে মেইলগ্রুপে তার এক সিনিয়র ভাইকে মেইল পাঠানোর সময় ভুল করে এক বন্ধুর মেইল এর কিছু অংশ পাঠিয়ে দিয়েছিল, যেখানে সেই বন্ধুর অনেক ব্যাক্তিগত ও বন্ধুসুলভ কথা ছিল, যা আর দশ পাচজনের না জানাই ভাল৷ আর নজরুলের লিচুচোর এর মত অবস্থা, পড়বি পড় মালির ঘাড়ে! সেই ইমেইলগ্রুপে বন্ধুটাও ছিল৷ সে যখন জানতে পারলো যে তার ব্যাক্তিগত চিঠি এইভাবে সব জায়গায় চলে গেছে তখন স্বাভাবিক ভাবেই বন্ধুটির উপর মহাক্ষাপা৷ আর বন্ধুটা একটা মারাত্মক বিব্রত অবস্থায় পড়ে গিয়েছিল৷

কেন এমনটি হয়েছিল?
আমরা সাধারণত যখন কারো মেইল এর উত্তর দেই তখন সাধারণত reply  বোতামটা দিয়েই বেশি কাজ করি৷ ফলে সেই ঠিকানাটি আর কষ্ট করে টাইপ করতে হয়না৷ আবার অনেক সময় তার মেইলের অংশগুলি ব্যবহার করি উত্তর দেবার জন্য যা Cite message হিসাবে পরিচিত৷ কিন্তু এটার ফলে সাধারণত মেইল এর কথাগুলি সেই reply মেইল এর নিচে চলে আসে৷ প্রাথমিক ভাবে যে Default Setting থাকে, তাতে বেশীরভাগ সময়ই এমনটি থাকে৷ তবে এই Default Setting কে পরে পরিবর্তন করা যায়৷ আমার বন্ধুটি Yahoo মেইল ব্যবহার করতো৷ অতসব না খেয়াল করেই সে রিপ্লাই বোতামটি চাপ দিয়েই মেইলটা লিখেছিল৷ সে খেয়াল করে দেখেনি যে তার মেইল এর নীচে অনেক গোপন কথা থেকে গেছে৷ মেইল পাঠাবার আগে একটু সতর্ক হন। 

• To, Cc, Bcc তে কাকে পাঠাচ্ছেন তা ভালমত চেক করে নিন৷

• Bcc (Blind Capbon Copy) তে কাউকে পাঠালে সে জানতে পারবে মেইলটি কার কার কাছে যাচ্ছে৷ কিন্তু কিংবা Cc এর কেউই Bcc এর প্রাপকের নাম জানতে পারবেনা৷ তাই মেইল এর এই অংশ গুলি ভাল মত চেক করে নিন৷

• ইমেইল পাঠানোর আগে মেইলের বডি বা মূল অংশে দেখুন কি কি লিখেছেন, আর কি কি তাতে থাকছে৷ অপ্রয়োজনীয় অংশটুকু কেটে দিন৷ অনেক মেইলগ্রুপের মেইলের নিচে কিছু বিজ্ঞাপন থাকে, তা মুছে ফেলুন৷

• রিপ্লাই বোতাম দিয়ে মেইল এর রিপ্লাই লিখবার সময় একটু সতর্ক হোন৷

• ইমেইল এর আটার্চড ফাইল হিসাবে আপনি যদি কোন কিছু পাঠান, তবে দেখে নিন কি কি ফাইল তাতে পাঠাচ্ছেন৷ অনেক সময় ফাইলের সর্টকাট থাকে, সেটা পাঠালে মূলফাইলটা যাবেনা৷ 

• কোন ভাইরাস ইফেক্ট ফাইল পাঠাচ্ছেন কি? পাঠানোর আগে কোন ভাইরাস চেকার দিয়ে তা চেক করে নিন৷

• মেইল ফরওয়ার্ড করবার সময় প্রাপ্রক গুলি ভাল মত চেক করে নিন৷
  

• বর্তমানে বেশীরভাগ মেইল প্রোগ্রামে স্পেল চেকার থাকে৷ পাঠানোর আগে একবার স্পেল চেক করে নিন৷
  

• কারো উপর রাগ করে রাগের মাথায় কোন মেইল লিখবেননা৷ একবার মেইল পাঠান হয়ে গেলে তা ফিরিয়ে আনা যাবেনা, তাই মেইল পাঠানোর আগে আগে আরেকবার চোখ বুলিয়ে নিন৷

Bcc (Blind Capbon Copy): 

যদি আপনি অনেকজনকে একই ইমেইল বারবার না পাঠিয়ে একবারই পাঠাতে চান কিন্তু একে অপরকে ইমেইল নম্বর জানাতে চান না কিংবা জানাতে চাননা কাদেরকে ইমেইলটি পাঠাচ্ছেন তবে এই ইপপ ব্যবহার করুন৷ এর ফলে যারা যারা ইপপ ইমেইল পাবে তারা একে অপরের কাছে থেকে অদৃশ্য থেকে যাবে, ইমেইল নম্বরটি জানতে পারবেনা৷
আমরা বর্তমানে ডিজিটাল জগতে প্রবেশ করেছি৷ আমাদের চারদিকে সবকিছুতেই এই ডিজিটাল এর ছোয়া লাগছে৷ আগে যেখানে এনালগ ভিডিও ছিল সেখানে আসছে ডিভিডি ও ভিসিডি৷ আগে যে আনালগ ক্যামেরা ছিল তার যায়গায় আসছে ডিজিটাল ক্যামেরা আর আমরা অনেকেই বর্তমানে ছবি মেইলে কাউকে পাঠাচ্ছি৷ ভুল ছবি ভুল জায়গায় পাঠিয়ে বিব্রতকর অবস্থায় না পড়াই ভাল৷ তাই মেইল নিয়ে একটু সতর্ক হোন৷ যেন বিব্রত না হতে হয়৷

এই প্রবন্ধের PDF ফাইল 

মন্তব্যগুলো (3)

...
লিখেছেন Enayetur Raheem, March 26, 2007

While this article has touched all the common issues, I would like to add one more caution while using email autocomplete feature. This feature is now a days very common and available in gMail and Yahoo.

Many a time it happen that different people\'s email address start with the same alphabate. For example, you have a friend Mohammad Moshiur and another friends Mohammad Mursalin. In the To field of an email it is very possible that you would choose a wrong person if you are using an autocomplete feature and not being very careful.

I remember when I first got Internet connection back in 1997. I used Eudora and remembered all the emaill address that I had. Although there were addressbook feature, I used to do that way. But things have changed a lot now a days and you don\'t have to remember your addresses. But it could take you to an emberrassing situation if you are not careful enough when using autocomplete features. It happened with me just the other day.
Enayetur Raheem

Recall !! Recall
লিখেছেন Ikhtiar, May 31, 2007

If you use MS Outlook, you can recall emails.

Say immidiately after sending email, you realize that you sent it to wrong people or used wrong words, you can recall the email so that the receipient doesn't get the email.

The steps to recall are:

1. Go to Sent Items
2. Open the culprit email
3. Go to Actions-> Recall This Message. You have 2 options-to delete the mail altogether or resend it after modifications.

এত টাকা কিভাবে পাই
লিখেছেন গিট্টু মিঞা, December 22, 2007

মশিউর্দা, আমার কাচেও অনেক মেইল আসে। তাতে লেকা তাকে, আমি লটারি জিতেচি কিম্বা অমুক দেশের তমুক আর্মি জেনারেল বা খুব বড়লোকের কোন ছেলে বা মেয়ে আমাকে তার ব্যাবসার পার্টনার হতে বলচে। কারন যুদ্ধে বা কোন দুর্ঘটনায় তাদের সব আত্মীয়রা মারা গেছে। তাতে অনেক টাকা পয়সার ব্যাপার। মিলিয়ন মিলিয়ন। কিন্ত তারা আমাকে চিনল কিভাবে? জানল কেমন করে? তারা শুধু আমার ঠিকানা, ব্যাংক একাউন্ট নাম্বার, কোন দেশ এইগুলো জানতে চায়।

আমি ভেবে পাইনা, সত্যিই কি আমি অত বড়লোক হতে চললুম? নাকি সব বুজরুকি। বর্দা, তোমার মাথায় তো অনেক জ্ঞান, তুমি বলতো আমি কী করব? রাতে আমার ভাল ঘুম হয়না। চোখ বুজলেই দেখি চারপাশে অনেক টাকা।